Чат-бот для управляючої компанії «Домолад»

Трансформація сфери житлово-комунального господарства у зрозумілий сервіс потребує не лише професійних майстрів, а й сучасних інструментів комунікації. Компанія «Домолад» звернулася до BotsBand, щоб створити єдину цифрову платформу для взаємодії мешканців, адміністрації та технічних служб. Метою було прибрати «комунікаційний шум» та зробити процес обробки заявок максимально прозорим для всіх сторін.

Клієнт: Управляюча компанія «Домолад»
Ніша: Нерухомість / ЖКГ
Платформа: Telegram

Зміст

1. Про клієнта

2. Виклик

3. Рішення BotsBand

4. Інтеграції

5. Функціонал чат-бота

6. Результати

Виклик

Головною проблемою була складність фіксації та відстеження звернень мешканців. Заявки губилися в телефонних дзвінках, а зворотний зв’язок щодо виконання робіт часто був відсутнім. Компанії був необхідний інструмент, що автоматично розподіляв би запити між виконавцями (електриками, сантехніками), надавав доступ охороні до заявок на проїзд авто і дозволяв бухгалтерії оперативно оновлювати базу мешканців.

Рішення
BotsBand

Ми розробили багатофункціональну екосистему в Telegram із розгалуженою системою прав доступу. Бот розпізнає роль користувача (мешканець, бухгалтер, охоронець, виконавець або керівник) і відкриває відповідний набір інструментів. Весь документообіг і статуси робіт синхронізуються у режимі реального часу.

Інтеграції

• Google Sheets — як централізована база даних для фіксації всіх звернень, статусів та реєстру мешканців.

Функціонал
чат-бота

1. Кабінет мешканця. Мешканці можуть миттєво повідомити про аварійну чи побутову проблему, додавши фото- або відеодокази. Бот автоматично підтягує реквізити для оплати послуг за адресою користувача та дозволяє подавати заявки на пропуск гостьових авто для охорони.
2. Автоматизація аварійної служби та виконавців. Коли мешканець створює запит, «Аварійка» миттєво отримує сповіщення. Керівник призначає виконавця (сантехніка чи електрика), який у своєму інтерфейсі бота змінює статуси («В роботі», «Виконано») та додає внутрішні коментарі до звіту.
3. Цифровий пост охорони. Охоронці мають окреме меню, де бачать список активних запитів на проїзд авто. Система автоматично звіряє номери машин із базою та оновлює інформацію про заїзд, що значно пришвидшує пропускний режим.
4. Адміністративний блок (Бухгалтер та Керівник). Бухгалтерія через бот керує списком мешканців, підтверджуючи або відхиляючи реєстрацію нових користувачів. Керівник має повному контроль над дедлайнами: система автоматично нагадує про прострочені заявки, забезпечуючи високу якість сервісу.
5. Інтелектуальна система сповіщень. Кожна зміна статусу заявки супроводжується миттєвим push-повідомленням для мешканця. Більше не потрібно телефонувати в диспетчерську, щоб дізнатися, на якому етапі вирішення проблеми.

Результати

Загальна кількість користувачів (мешканців) — 839

Оброблено запитів за останній місяць — 103

Охоплення ролей — Мешканці, Бухгалтери, Охорона, Аварійна служба, Виконавці

Завдяки впровапженню чат-бота від BotsBand, «Домолад» вдалося перетворити управління будинками на безперервний та контрольований процес. Понад 800 мешканців отримали прямий канал зв’язку з компанією, а автоматизація 103 запитів щомісяця дозволила значно скоротити час на виконання заявок та підвищити рівень довіри до управляючої компанії.