HR-бот для дистриб’юторської мережі та виробництва AFINA Group

У великих FMCG-компаніях комунікація між офісом, виробництвом та логістичними центрами часто стає слабким місцем. AFINA Group вирішила цю проблему, впровадивши цифрового HR-асистента, який знає контакти кожного колеги та відповідає на типові питання 24/7. Результат: 90% персоналу інтегровані в єдину мережу, а HR-менеджери звільнилися від рутинних запитів.

Клієнт: AFINA Group
Ніша: Виробництво / FMCG / Дистриб’юція
Платформа: Telegram

Про
клієнта

AFINA Group — один із ключових гравців на ринку FMCG в Україні. Компанія поєднує потужну дистриб’юторську мережу та власне виробництво (бренди iFresh, Pride, Access та інші). Товари компанії представлені у понад 45 000 торгових точок, що вимагає бездоганної координації тисяч працівників по всій країні.

Виклик

Головним викликом для AFINA Group стало перевантаження HR-департаменту. Співробітники витрачали багато часу на пошук контактів колег з інших міст чи підрозділів, а відділ кадрів був засипаний однотипними запитами про довідки, відпустки та лікарняні. Потрібен був інструмент, що автоматизував би ці процеси й забезпечив прозорий зворотний зв’язок.

Рішення
BotsBand

Команда BotsBand розробила корпоративний чат-бот, інтегрований із внутрішніми системами компанії. Бот став «єдиним вікном» для отримання інформації, контактів та проходження онбордингу.

Інтеграції

• 1С — для синхронізації даних про співробітників та їхні статуси.
• Google Sheets — як база даних для оперативного управління контентом.
• Google Forms — для збору розширеного фідбеку та анкетування.

Функціонал
чат-бота

1. Безпечний доступ і верифікація. Бот автоматично перевіряє співробітника в базі даних перед наданням доступу до внутрішньої інформації компанії.
2. Смарт-пошук контактів. Унікальна функція, що дозволяє миттєво знайти контакти колеги з конкретного логістичного центру, міста чи департаменту керуючої компанії. Це зняло величезне навантаження з HR-відділу.
3. Автоматизований онбординг. Бот фіксує перегляд вітальних відео та проходження обов’язкового навчання, що дозволяє керівництву контролювати процес адаптації нових кадрів.
4. Цифрова база знань (FAQ). Всі інструкції щодо відпусток, лікарняних та отримання довідок доступні в один клік у структурованому форматі.
5. Зворотний зв’язок 360°. Кожен працівник може залишити відгук або поставити питання керівництву безпосередньо через бот, що сприяє відкритій корпоративній культурі.
6. Корпоративні розсилки. Миттєве інформування всієї команди про новини компанії, успіхи брендів та важливі оголошення.

Результати

Залученість персоналу — 90% працівників користуються ботом

Взаємодія з контентом — 8 700+ натискань на кнопки меню

Автоматизація — Повне розвантаження HR від запитів «дай контакт»

Впровадження чат-бота в AFINA Group довело, що навіть у компанії виробничому гіганті можна створити легку та ефективну систему внутрішніх комунікацій. Автоматизація рутини дозволила HR-команді зосередитися на стратегічних завданнях, а співробітникам — отримувати допомогу миттєво.