Автоматизація фінансового обліку ForceUkraine через чат-бот

Ефективне управління фінансами в компанії починається з прозорості виплат. Для ForceUkraine, офіційного представника бренду FORCE, постало питання оптимізації взаєморозрахунків із погодинними фахівцями. Завданням BotsBand було створити інструмент, що автоматично розраховував би суму винагороди, виключаючи людський фактор та нескінченні запити до бухгалтерії.

Клієнт: ForceUkraine
Ніша: Виробництво / Дистрибуція (Професійний інструмент)
Платформа: Telegram

Про
клієнта

ForceUkraine — провідний постачальник професійного тайванського інструменту FORCE на ринку України. Понад 10 років компанія забезпечує промислові підприємства та автосервіси обладнанням преміумкласу. Велика кількість найменувань продукції та міжнародна співпраця вимагають залучення багатьох спеціалістів, зокрема перекладачів, чия робота потребує чіткого погодинного обліку.

Виклик

До впровадження автоматизації процес розрахунку виплат для перекладачів був ручним і трудомістким. Бухгалтерія витрачала час на звірки, а працівники не мали оперативного доступу до даних про свої доходи за конкретні періоди. Компанії було важливо створити систему «self-service», де кожен перекладач міг би самостійно перевірити нарахування в будь-який момент.

Рішення
BotsBand

Ми розробили фінансовий чат-бот, що став персональним бухгалтером у смартфоні для кожного працівника. Бот інтегрований із хмарною базою даних компанії, звідки він миттєво витягує актуальну інформацію про відпрацьовані години та застосовує відповідні тарифні ставки.

Інтеграції

• Google Spreadsheets — як гнучка й надійна база даних для обліку годин і фінансових показників.

Функціонал
чат-бота

1. Автоматична звірка за поточний період. Функція «Робота за останній місяць» дозволяє користувачу отримати звіт одним натисканням. Бот самостійно вираховує дані за попередній місяць та формує повідомлення з деталізацією.
2. Архів та кастомні періоди. Якщо потрібно перевірити дані за минулі квартали, перекладач просто вводить діапазон дат. Бот проводить аналіз бази даних та видає коректний результат.
3. Синхронізація в реальному часі. Завдяки прямій інтеграції з Google Sheets, будь-яка зміна, внесена адміністратором у таблицю, миттєво відображається в боті. Це гарантує 100% точність.
4. Зворотний зв’язок та контроль якості. В бот вбудовано модуль оцінювання. Користувачі можуть ставити бали за коректність роботи сервісу, що дозволяє оперативно реагувати на запити.

Результати

Кількість унікальних користувачів — 124

Середня кількість звірок на місяць — 48

Загальна кількість оцінок бота — 340

Середня оцінка користувачів — 3 з 4

Чат-бот успішно розв’язав проблему «комунікаційного хаосу» між бухгалтерією та фрилансерами. 124 спеціалісти отримали зручний інструмент контролю доходів, а компанія ForceUkraine значно скоротила адміністративні витрати на ручні розрахунки. Понад 340 отриманих оцінок підтверджують, що сервіс став активною частиною корпоративної культури компанії.