WhatsApp-бот для абітурієнтів Української Академії Лідерства

Вступна кампанія для абітурієнтів — це багато етапів, дедлайнів і важливих рішень. Щоб зробити цей шлях зрозумілішим і зменшити ручну роботу команди рекрутингу, BotsBand розробив для Української академії лідерства WhatsApp-чат-бота.

Бот супроводжує абітурієнта від першої анкети до фінального рішення: нагадує про дедлайни, відстежує проходження етапів, синхронізується з базою даних і відкриває наступний крок після підтвердження менеджером.

Клієнт: Українська академія лідерства
Ніша: EdTech / Освіта / Молодіжні програми
Платформа: WhatsApp

Зміст

1. Про клієнта

2. Виклик

3. Рішення BotsBand

4. Інтеграції

5. Функціонал чат-бота

6. Результати

Про клієнта

Українська Академія Лідерства — формаційна платформа особистісного та суспільного розвитку молоді, що поєднує річну програму між школою та університетом. Організація має 3 навчальні осередки — у Києві, Львові та Ужгороді, об’єднує понад 1450 випускників і реалізує соціальні проєкти, які вже охопили понад 400 тисяч людей.

Виклик

Для УАЛ було важливо зробити вступний процес зрозумілим і послідовним для абітурієнтів, а також зменшити операційне навантаження на команду рекрутингу. Кандидатам потрібно було вчасно отримувати інформацію про наступні кроки, завдання та дедлайни. Менеджерам — бачити актуальний статус кожного абітурієнта в одній системі, швидше погоджувати проходження етапів і не витрачати час на ручне інформування. Окремим завданням було не допустити ситуацій, коли користувач переходить до наступного етапу без виконання попереднього або пропускає важливий дедлайн.

Рішення
BotsBand

BotsBand розробив WhatsApp-чат-бота, який став цифровим супроводом абітурієнта на всьому шляху вступу до Української академії лідерства. Рішення перевіряє, чи відповідає користувач вимогам вступу, чи заповнена анкета та чи завершено попередній етап відбору. Бот показує актуальний статус, надає завдання та дедлайни, передає дані до Google Sheets і автоматично реагує на рішення менеджерів. Для абітурієнта це означає зрозумілий маршрут без постійних уточнень. Для команди УАЛ — єдину систему, у якій видно прогрес кожного кандидата та можна швидко керувати вступною воронкою.

Інтеграції

• Google Sheets — для зберігання даних абітурієнтів, контролю проходження етапів і фіксації рішень менеджерів.

Функціонал
чат-бота

1. Авторизація та перевірка кандидатів. На старті бот перевіряє дані користувача в базі. Якщо анкета ще не заповнена, абітурієнт отримує запрошення пройти її. Також система перевіряє відповідність віковим вимогам. Якщо користувач не підходить за віком, бот не відкриває доступ до наступних етапів вступу.
2. 6 етапів відбору в одному чаті. Вступ до Української академії лідерства складається з 6 послідовних етапів. Чат-бот контролює кожен із них і не дозволяє перейти далі, доки попередній крок не буде виконаний. Для кожного етапу абітурієнт отримує: опис завдання; конкретні дії, які потрібно виконати; дедлайн; інформацію про поточний статус; доступ до наступного кроку після підтвердження. Такий підхід допомагає абітурієнту не втрачати логіку процесу та бачити, що саме потрібно зробити для руху вперед.
3. Контроль дедлайнів. Бот відстежує, чи виконав користувач завдання у визначений термін. Якщо дедлайн минув, система фіксує це та не відкриває наступний етап автоматично. У разі нестандартної ситуації абітурієнт може звернутися до менеджерів, щоб відповісти на запитання, уточнити деталі або вирішити питання щодо проходження відбору.
4. Синхронізація з Google Sheets. Усі дані про проходження етапів автоматично передаються до Google Sheets. Менеджери УАЛ бачать актуальний статус кожного абітурієнта без ручного збору інформації з чатів, форм і повідомлень. Це дозволяє швидше перевіряти результати, ухвалювати рішення та контролювати рух кандидатів у вступній воронці.
5. Автоматичні повідомлення про рішення. Щощойно менеджер підтверджує проходження певного етапу в Google Sheets, чат-бот одразу повідомляє про це абітурієнта. Користувач не має чедати окремого повідомлення від менеджера: бот автоматично відкриває наступний крок і пояснює, що потрібно зробити далі.
6. Зв’язок із командою УАЛ. Якщо абітурієнт має запитання щодо завдання, дедлайну або власного статусу, він може звернутися до команди Української академії лідерства. Бот бере на себе типові процеси, але залишає можливість живої комунікації там, де потрібне індивідуальне рішення.

Результати

Користувачі, зареєстровані в чат-боті за 2025–2026 роки — 1170

Проведені співбесіди за 2025–2026 роки — 230

Абітурієнти, які пройшли всі етапи та вступили — 152

WhatsApp-чат-бот допоміг Українській академії лідерства зробити вступний процес більш структурованим для абітурієнтів і прозорішим для команди рекрутингу. За 2025–2026 роки в боті зареєструвалися 1170 користувачів. 230 кандидатів пройшли співбесіди, а 152 абітурієнти завершили всі етапи відбору та вступили до УАЛ. Рішення дозволило перевести вступну комунікацію в системний формат: абітурієнт бачить свій шлях до вступу, а команда УАЛ отримує актуальні дані для роботи з кожною заявкою в єдиній базі.