Telegram-бот для проведення тендерів від MKS Group

Для виробничих і будівельних компаній логістика безпосередньо впливає на собівартість процесів. Для промислово-будівельної групи компаній MKS Group BotsBand розробив Telegram-бота, який супроводжує повний цикл тендеру: від доступу перевізника до актуальних заявок і подання ставки до оголошення результатів, роботи з документами та оновлення статусів.

Клієнт: MKS Group
Ніша: Виробництво / Будівництво / Логістика
Платформа: Telegram

Зміст

1. Про клієнта

2. Виклик

3. Рішення BotsBand

4. Інтеграції

5. Функціонал чат-бота

6. Результати

Про клієнта

MKS Group — українська промислово-будівельна група компаній, яка понад 14 років працює на ринку. Холдинг об’єднує 6 взаємопов’язаних підприємств у сфері виробництва будівельних матеріалів і виконання робіт, зокрема бренди MKS Beton, MKS Teplo, MKS Metal та ZRN. Компанія є одним із найбільших виробників металоконструкцій і бетону в Західній Україні та працює з великою кількістю логістичних процесів, що потребують системного залучення перевізників.

Виклик

MKS Group прагнула знизити ставки на перевезення через прозорий тендерний механізм та оперативне інформування перевізників про результати заявок. Для цього компанії був потрібен інструмент, який дозволить централізовано відкривати нові тендери, приймати ставки від перевізників, повідомляти про перемогу або поразку та вести подальшу роботу з виграними заявками. Важливо було обмежити доступ до системи лише для перевірених користувачів із бази даних компанії та забезпечити передачу актуальної інформації без ручного листування з кожним перевізником.

Рішення
BotsBand

BotsBand розробив Telegram-бота для проведення тендерів на перевезення. Рішення об’єднало в одному інтерфейсі доступ до актуальних заявок, подання ставок, регулярні статусні розсилки, роботу з виграними тендерами та передавання документів. Чат-бот автоматично перевіряє користувача за базою даних MKS Group. Після авторизації перевізник отримує доступ до особистих даних, актуальних тендерів, правил участі та переліку виграних заявок.

Інтеграції

• Google Sheets — для роботу з базою даних клієнта, тендерами, ставками, статусами та даними перевізників.

Функціонал
чат-бота

1. Авторизація перевізників. Перед початком роботи чат-бот перевіряє, чи є користувач у базі даних MKS Group. Якщо дані перевізника знайдено, він отримує доступ до функціоналу бота. Якщо користувача немає в базі, чат-бот не надає доступ до тендерів та пропонує звернутися до менеджерів компанії. Це допомагає обмежити участь у тендерах перевіреними перевізниками.
2. Автоматичні розсилки про тендери та статуси. Чат-бот надсилає користувачам повідомлення про оновлення статусів двічі на день, а також щоденні сповіщення про доступ до нових тендерів. Після завершення тендеру учасники отримують повідомлення про результат: перемогу або поразку в заявці. Це дозволяє оперативно інформувати перевізників без ручної комунікації з боку менеджерів.
3. Актуальні тендери. У розділі з актуальними тендерами користувач бачить перелік доступних заявок. Після вибору конкретного тендеру чат-бот відкриває детальнішу інформацію та пропонує подати ставку. Для участі перевізник вказує запропоновану ціну та може додати коментар для менеджерів. Дані передаються до бази для подальшої роботи компанії.
4. Виграні тендери. Чат-бот відображає перелік виграних тендерів з активним статусом. Неактивні заявки автоматично прибираються зі списку, щоб користувач бачив лише актуальні завдання. У межах виграного тендеру перевізник може: оновити статус виконання; залишити коментар; подати заявку або договір; сформувати рахунок чи акт; передати дані до бази компанії.
5. Дані користувача. Чат-бот підтягує дані перевізника з бази MKS Group та відображає їх у профілі. Якщо інформацію потрібно змінити, користувач може залишити запит. Звернення передається менеджерам у Telegram-групу, що дозволяє компанії оперативно обробити зміни без окремих каналів комунікації.
6. Правила та часті запитання. У боті доступний розділ із правилами участі в тендерах і відповідями на часті запитання. Користувач може обрати потрібну тему та одразу ознайомитися з детальною інформацією. Це зменшує кількість повторюваних запитів до менеджерів і допомагає перевізникам швидше орієнтуватися в процесі.
7. Реквізити та контакти. Окремий розділ містить реквізити та контактні дані MKS Group. Учасники тендерів мають доступ до базової інформації про компанію без потреби шукати її в інших каналах.

Результати

Проведено тендерів — 500+

Подано ставок на тендери — 800+

Перевізники в чат-боті — Близько 70

Чат-бот став для MKS Group цифровим інструментом для проведення тендерів на перевезення. Він допоміг об’єднати в одному каналі роботу з перевізниками: від отримання повідомлень про нові заявки до подання ставок, комунікації про результати та роботи з документами за виграними тендерами. За час роботи через бот було проведено 500 тендерів, на які перевізники подали понад 800 ставок. До системи долучилося близько 70 перевізників, які отримали структурований доступ до актуальних заявок і статусів без постійного ручного супроводу з боку команди компанії.