Внутрішній Telegram-бот для обліку в «ТІР Сервіс Полтава»

У сервісному бізнесі затримка в комунікації може впливати на строки ремонту. Коли запчастини надходять на склад, механіку важливо дізнатися про це якомога швидше, а менеджеру з постачання — бачити актуальний статус замовлення без постійних перевірок у системі. Для «ТІР Сервіс Полтава» ми розробили внутрішній Telegram-бот, який автоматично повідомляє відповідальних співробітників про надходження запчастин за конкретними заказ-нарядами.

Клієнт: «ТІР Сервіс Полтава»
Ніша: Транспорт / Автосервіс / Внутрішня автоматизація
Платформа: Telegram

Зміст

1. Про клієнта

2. Виклик

3. Рішення BotsBand

4. Інтеграції

5. Функціонал чат-бота

6. Результати

Про клієнта

«ТІР Сервіс Полтава» — автосервісний комплекс, який надає послуги з ремонту та обслуговування вантажного, легкового транспорту і спецтехніки. Компанія об’єднує понад 95 фахівців, має понад 3000 постійних клієнтів і виробничі площі 6000 кв. м у Полтаві, Решетилівці та Супрунівці. Також команда забезпечує цілодобову технічну допомогу та евакуацію автомобілів по всій Україні.

Виклик

Для «ТІР Сервіс Полтава» було важливо оптимізувати внутрішні процеси, пов’язані з рухом транспорту та запчастин. Менеджери з постачання й механіки мали своєчасно отримувати інформацію про нові статуси, щоб швидше реагувати на надходження необхідних деталей. Ручне інформування або постійна перевірка даних у системі створювали зайві операційні дії. Потрібен був інструмент, який автоматично визначатиме відповідального співробітника та надсилатиме йому повідомлення у звичному робочому каналі.

Рішення
BotsBand

Ми створили внутрішній Telegram-бот для контролю надходження запчастин за заказ-нарядами. Бот інтегрується з 1С та автоматично надсилає сповіщення механікам і менеджерам з постачання, коли запчастини надходять за замовленням, до якого вони прив’язані в базі даних. Щоб важливі оновлення не залишалися непоміченими, бот повторно нагадує користуачу про сповіщення через певний час, якщо воно не було переглянуте.

Інтеграції

• 1С — для отримання даних про заказ-наряди, надходження запчастин і прив’язку відповідальних співробітників.

Функціонал
чат-бота

1. Авторизація співробітників. Під час старту бот перевіряє номер телефону користувача в базі даних. Якщо номер знайдено, співробітник отримує доступ до функціоналу. Якщо даних немає, бот надає контакт для звернення, щоб користувача могли додати до системи або перевірити можливу помилку в базі.
2. Вибір ролі. У головному меню користувач обирає свою роль: механік або менеджер з постачання. Після вибору бот налаштовує сценарій сповіщень відповідно до ролі користувача. Це допомагає надсилати інформацію лише тим співробітникам, яким вона потрібна для роботи.
3. Сповіщення для механіків. Коли в 1С оприбутковуються запчастини за заказ-нарядом, де вказано механіка з відповідним номером телефону, бот автоматично надсилає йому повідомлення. Так механік може швидше дізнатися, що необхідні для ремонту деталі вже надійшли, і планувати подальші дії за замовленням.
4. Сповіщення для менеджерів з постачання. За таким самим принципом бот інформує менеджерів з постачання. Якщо в заказ-наряді вказано відповідального менеджера, він отримує повідомлення одразу після оприбуткування запчастин. Це допомагає контролювати виконання замовлень і зменшує потребу вручну перевіряти статуси в 1С.
5. Повторні нагадування. Якщо користувач не переглянув повідомлення про надходження запчастин, бот через певний час надсилає повторне сповіщення. Такий сценарій знижує ризик пропустити важливий статус і підтримує оперативність внутрішньої комунікації.

Результати

Сповіщення про надходження запчастин — Від 30 до 50 на день

Внутрішній Telegram-бот стал для «ТІР Сервіс Полтава» інструментом оперативної комунікації між системою обліку та відповідальними співробітниками. Щодня бот надсилає від 30 до 50 сповіщень про надходження запчастин. Завдяки автоматичним повідомленням і повторним нагадуванням механіки та менеджери з постачання можуть швидше реагувати на оновлення за заказ-нарядами та не витрачати час на постійну ручну перевірку статусів у 1С.