Чат-бот для міжнародної логістичної компанії «Sea Gate»

У міжнародній логістиці швидкість передачі інформації важить не менше, ніж швидкість самого доставлення. Sea Gate щодня стикалися з сотнями однотипних запитів, які відволікали менеджерів від стратегічних завдань. Рішенням став чат-бот, що перетворив Telegram на повноцінний кабінет самообслуговування. Результат: 300+ активних користувачів та повна оптимізація роботи 16 співробітників.

Клієнт: Sea Gate
Ніша: логістика / транспорт
Платформа: Telegram

Про
клієнта

Sea Gate — міжнародний логістичний оператор, що надає комплексні експедиторські послуги. Компанія організовує морські, авіа- та наземні перевезення будь-якої складності, спираючись на розгалужену мережу партнерів по всьому світу. Це бізнес, де точність даних про місцеперебування вантажу визначає рівень довіри клієнта.

Виклик

До впровадження автоматизації Sea Gate працювали в режимі «ручного управління» інформаційними потоками. Велика кількість однотипних запитів (де вантаж? який статус? чи прийшла оплата?) змушувала клієнтів чекати на відповідь менеджера, а менеджерів — витрачати час на копіювання даних із системи. Відсутність інструментів самообслуговування створювала «вузьке місце» в комунікації, що заважало масштабуванню компанії.

Рішення
BotsBand

Ми розробили інтелектуальний чат-бот, що став сполучною ланкою між внутрішньою базою даних компанії та кінцевим споживачем. Бот не просто відповідає на запитання, а є інструментом для двостороннього зв’язку: клієнти отримують дані, а агенти в портах — вносять їх у режимі реального часу.

Інтеграції

• 1С — синхронізація з базою даних для отримання актуальної інформації про вантажі, платежі та замовлення.

Функціонал
чат-бота

1. Персоналізація та безпека. Бот здійснює верифікацію користувача за номером телефону. Це гарантує, що конфіденційну інформацію про вантажі бачить лише їхній власник.
2. Трекінг вантажів та статусів. Клієнт у будь-який момент може перевірити статус конкретного вантажу або автомобіля. Це критично важливо для великих замовників, які мають понад 10 активних доставок одночасно — тепер усі статуси зібрані в одному вікні.
3. Візуальний контроль (Фото авто). Користувачі можуть переглянути фотографії автомобілів безпосередньо в інтерфейсі Telegram. Це дозволяє оперативно перевірити стан транспортного засобу на різних етапах транспортування.
4. Фінансова дисципліна. Система автоматично надсилає нагадування про необхідність здійснення платежу, що зменшує дебіторську заборгованість та звільняє бухгалтерів від зайвих дзвінків.
5. Попередній розрахунок вартості. Функція калькулятора дозволяє отримати орієнтовну вартість доставки за лічені секунди, що значно прискорює етап прийняття рішення новим клієнтом.
6. Мобільне робоче місце агента. Унікальна фішка бота — можливість для агентів оновлювати дані прямо з порту. Раніше інформацію вносили в офісі після повернення, тепер актуальний статус з’являється в системі миттєво через смартфон.

Результати

Автоматизовані бізнес-процеси — 8

Кількість користувачів у боті — 300+

Оптимізація штату — Роботу 16 працівників спрощено

Автоматизація 8 ключових бізнес-процесів дозволила Sea Gate відійти від моделі «менеджер-довідка». Тепер 16 фахівців компанії замість обробки рутинних статусів фокусуються на розв’язанні складних логістичних кейсів та залученні нових партнерів. 300+ користувачів, які раніше телефонували в офіс, тепер отримують відповіді миттєво. Це не лише економія часу, а й новий стандарт сервісу в міжнародній логістиці, де прозорість даних є головною конкурентною перевагою.